Så gick det för deltagarna i projektet Cirkulär upphandling i praktiken

15 organisationer deltog i RE:Sources projekt Cirkulär upphandling i praktiken under 2020. Nu berättar några av dem om utmaningar de ställts inför och de lärdomar de gjort.

Offentlig upphandling är ett viktigt verktyg för omställningen till en cirkulär ekonomi. Cirkulär upphandling kan bidra till detta genom att främja slutna kretslopp och materialflöden i produktions- och leveranskedjor, samtidigt som negativ miljöpåverkan och uppkomst av avfall minimeras under hela livscykeln.

Maria Losman, Ecoplan in Medio.
Maria Losman, Ecoplan in Medio.

Upphandlingar är processer som ofta löper under en längre tid och därför var kravet att organisationerna skulle komma framåt i sina processer, men upphandlingen behövde inte vara slutförd vid projektets slut.

− Det går att ta cirkulära perspektiv på många behov som kan lösas både i egen regi eller upphandlas. Det handlar om att tänka till extra vad behoven egentligen är och det kan ta mer tid än annars, inte minst eftersom dialogen mellan kund och möjliga leverantörer ofta behöver göras mer omsorgsfullt för att träffa rätt i affären, säger Maria Losman, Ecoplan In Medio, som hade rollen att stötta deltagarna i deras upphandlingsprocesser.

Olika produkter och tjänster

När projektet startade hade organisationerna kommit olika långt i sina upphandlingsprocesser och de hade också olika produkter eller tjänster som de ville upphandla.

Växjö kommun sökte cirkulära lösningar för matdistribution till hemtjänsten och hade under sommaren 2020 ute en RFI (Request For Information) på ”Flergångsservis med tättslutande lock, för matdistribution inom hemtjänsten”. Dessvärre fick de bara ett svar, som inte motsvarade det som kommunen eftersökte. I projektet har flera deltagare har stött på hinder gällande att hitta potentiella leverantörer.

− Vi samarbetar gärna med andra kommuner för att få upp volymerna så att det blir rimligt för företag att utveckla de produkter vi vill ha, säger Pernilla Bodin, verksamhetsutvecklare för hållbar utveckling på Växjö kommun.

Stor potential

Utmaningen är att finna en eller flera producenter som vill satsa på att utveckla produkten som ska fungera praktiskt, logistiskt och arbetsmiljömässigt och samtidigt vara positiv för den äldre. Men samtidigt så finns det en stor potential om fler kommuner vill upphandla samma sak.

− Marknadspotentialen bör vara stor eftersom de flesta kommuner i Sverige har motsvarande service till sina äldre, säger Pernilla Bodin.

Ska Växjö gå vidare med flergångslösningen räknar Pernilla Bodin med att det behövs extern finansiering för utvecklingskostnaderna.

− Växjö överväger därför att gå vidare med en innovationsdialog med företag och universitet för att försöka hitta några som vill utveckla en flergångslösning, berättar Pernilla Bodin.

Återbruk av möbler

Fyra deltagare i projektet hade möbler och inredning som de ville upphandla och kunde ta stöd i varandras erfarenheter.

Region Skåne ville upphandla återbrukade möbler och hade ute en RFI på återbrukade möbler/begagnade möbler och tillhörande tjänster i patientnära miljöer som de fick in intressanta svar på. De är nu ute med en upphandling av återbrukande möbler med tillhörande tjänster;

  1. Inköp av Återbrukade/Begagnade möbler avsedda för patientnära miljöer och personalnära miljöer.
  2. Magasinering av möbler och inredning
  3. Korttidshyra
  4. Inventeringstjänst
  5. Försäljning av möbler till Leverantör

Göteborgs Stad har redan ramavtal för återbrukade möbler och deras utmaning var att få avtalen använda.

− Det har varit lite svårt, berättar Ingrid Wadman, miljöspecialist på förvaltningen Inköp och upphandling i Göteborgs Stad.

Avtalet som omfattar återbruk av möbler konkurrerar till viss del med avtalet med nytillverkade möbler. För avtalet med nytillverkade möbler finns det en digital katalog med bilder och priser vilket gör det enkelt att beställa, något som återbrukade möbler saknar.

− Sen är det ett stort förändringsarbete när stadens verksamheter ska ställa om till ett cirkulärt inköpsmönster. Men vi ser positivt på framtiden, bland annat har vi kontakt med ett par testbeställare och har efter deras beställningar och i dialog med leverantörerna tagit fram ett utökat beställningsstöd.

Förankra arbetssätt internt

Martina Thorsell, upphandlare, Sysav.

Sysav genomförde en upphandling av hantering av gipsavfall med krav på ökad grad av materialåtervinning (se hur kraven formulerades här).

Man fick en dyrare lösning än vad företaget räknat med och man jobbar för att få ner kostnaderna på sikt.

 − Mitt råd till andra är att ha tålamod, tålamod och tålamod samt göra en grundlig undersökning av den marknad ni ska göra er cirkulära upphandling på. Se till att förankra ert arbetssätt internt men våga också sticka ut hakan!, säger Martina Thorsell, upphandlare på Sysav.

Under 2021 fortsätter RE:Sources arbete med cirkulär upphandling med målet att ytterligare organisationer ska genomföra en upphandling. Åtta deltagare är med från starten i 2021 års projekt.

SLUTRAPPORT FÖR PROJEKTET

Samlingssida för Cirkulär upphandling